Początek 2017 r. przyniesie bardzo istotne nowości dla zleceniobiorców i zleceniodawców. Tego dnia zaczną obowiązywać przepisy o minimalnej stawce godzinowej przy umowach zlecenia i o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu. A to za sprawą ustawy z 22 lipca 2016 r. o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2016 r., poz. 1265; dalej nowelizacja). Modyfikacje wprowadzone w ustawie z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 2008 ze zm.; dalej: ustawa) są bardzo obszerne i obejmują: - wprowadzenie minimalnej stawki godzinowej z tytułu realizacji tych umów (w 2017 r. będzie to 13 zł), niezależnie od sposobu określenia wynagrodzenia w umowie (jako stawka godzinowa, dzienna, miesięczna, za całość realizowanych usług itp.), - zakaz zrzeczenia się prawa do wynagrodzenia wynikającego ze stawki minimalnej przez zleceniobiorcę i zakaz przeniesienia tego prawa na inną osobę, - wyłączenie możliwości wypłacania wynagrodzenia wynikającego ze stawki minimalnej w innej formie niż pieniężna (np. jako możliwość korzystania z usług zleceniodawcy), - obowiązek wypłaty kwoty wynikającej ze stawki minimalnej nie rzadziej niż raz w miesiącu przy umowach zawieranych na okresy przekraczające miesiąc, - konieczność określenia sposobu potwierdzania liczby godzin wykonywania umowy niezależnie od sposobu określenia w niej wynagrodzenia, - obowiązek przechowywania przez zleceniodawcę dokumentacji związanej z określeniem sposobu potwierdzania przepracowanego czasu oraz samym potwierdzaniem liczby godzin wykonania umowy przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne, - wprowadzenie kary grzywny za wypłatę wynagrodzenia niższego niż minimalna stawka godzinowa (art. 8e ustawy). Od przepisów o stawce minimalnej przewidziano wyjątki (art. 8d ustawy). Konieczny aneks z terminami - Od października zawarliśmy zlecenie do końca maja 2017 r. Płatność za całość umowy określono na 14 czerwca 2017 r. Za godzinę realizacji usług zleceniobiorca otrzyma 60 zł. W umowie sprecyzowano, że w każdym miesiącu przepracuje łącznie 25 godzin. Czy po zmianie przepisów te postanowienia będą ważne? Od przyszłego roku wynagrodzenie przy zleceniu zawartym na okres dłuższy niż miesiąc trzeba będzie wypłacać co najmniej raz w miesiącu. Jednak zasada ta nie zawsze będzie dotyczyć całej kwoty, ale tylko tej, która jest równa minimalnej stawce godzinowej. Zgodnie z art. 744 kodeksu cywilnego w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub przepisów szczególnych. Obecnie można zatem rozliczyć całe wynagrodzenie dopiero po zakończeniu nawet wielomiesięcznej umowy. To się jednak zmieni od stycznia 2017 r. Według art. 8a ust. 6 ustawy przy umowach zawartych na dłużej niż miesiąc wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej dokonuje się co najmniej raz w miesiącu. Istotne jest też w tym pytaniu, że do umów zawartych przed 1 stycznia 2017 r. i obowiązujących w tym dniu stosuje się nowe regulacje. Nie oznacza to, że nowe przepisy odnoszą się do całego okresu związania tą umową, czyli w tym przypadku już od października 2016 r. Zmiana zacznie działać w trakcie realizacji kontraktu i obejmie okres jej wykonywania przypadający od dnia wejścia w życie postanowień o stawce minimalnej. Konieczność rozliczania wynagrodzenia wynikającego ze stawki minimalnej co najmniej raz w miesiącu oznacza, że dla całości umowy nie można utrzymać przewidzianego w niej terminu płatności. Wynagrodzenie należy wypłacić w następujący sposób: - za październik, listopad i grudzień 2016 r. w terminie wynikającym z umowy (do 14 czerwca 2017 r.), - za styczeń, luty, marzec i kwiecień 2017 r. – po zakończeniu każdego miesiąca powinna być wypłacona kwota wynikająca z przemnożenia liczby godzin realizacji umowy (25) przez stawkę minimalną (13 zł); pozostała kwota (47 zł za każdą godzinę) wypłacona zostanie w terminie umownym, - wynagrodzenie za maj 2017 r. – całość zostanie uregulowana do 14 czerwca 2017 r. zgodnie z umową. Jest to ostatni miesiąc realizacji umowy, a zatem rozlicza się całe wynagrodzenie za ten miesiąc w terminie „zamknięcia" rozliczeń umownych. Warto więc, aby strony aneksowały umowę zawartą w październiku i wprowadziły konkretne terminy rozliczeń każdego miesiąca. Prowizja wyłącza stawkę - Zleceniobiorca będzie prowadzić telefoniczną sprzedaż naszych produktów. Zgodnie z umową jego wynagrodzenie wyniesie określony procent za każde zamówienie dokonane za jego pośrednictwem. Zapewniamy też sprzęt niezbędny do wykonywania tych usług zainstalowany w naszej firmie. Czas realizacji usług ma być uzgadniany z nami na okresy tygodniowe (musimy ustalać grafik dostępności miejsc pracy). Czy od przyszłego roku ta umowa będzie podlegać pod przepisy o stawce minimalnej? Skoro z postanowień wynika, że miejscem wykonywania usług jest siedziba zlecającego, umowa nie będzie podlegała wyłączeniom spod konieczności stosowania przepisów o stawce minimalnej. Ustawa zawiera kilka wyjątków – w przypadkach wskazanych w jej art. 8d nie będą obowiązywały przepisy o stawce minimalnej za każdą godzinę realizacji zlecenia. Wyłącza się zarówno ograniczenia w zakresie najniższych zarobków, jak i wszystkie związane z nimi obowiązki, które dotyczą zleceniodawcy i zleceniobiorcy (ewidencja przepracowanych godzin i jej przechowywanie, płatności co najmniej raz w miesiącu itp.). Można zakładać, że jedno z tych wyłączeń będzie się cieszyć największym zainteresowaniem – dotyczy to umów zlecenia, w których o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usług decyduje przyjmujący je do realizacji i przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne. Aby to wyłączenie ziściło się, łącznie muszą być spełnione następujące warunki: - o miejscu wykonywania zlecenia decyduje zleceniobiorca, - o czasie wykonywania zlecenie decyduje zleceniobiorca, - zleceniobiorcy przysługuje wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne. Wynagrodzenie prowizyjne definiuje art. 8d ust. 3 ustawy. Rozumie się przez nie takie uzależnione od wyników: - uzyskanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi w ramach wykonania zlecenia lub świadczenia usług lub - działalności przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, na rzecz których jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi - takich jak liczba zawartych umów, wartość zawartych umów, sprzedaż, obrót, pozyskane zlecenia, wykonane usługi lub uzyskane należności. U czytelnika z całą pewnością ten warunek jest spełniony. Nie są jednak zachowane pozostałe wymogi. Umowa narzuca konkretne miejsce realizacji usług. W tym zakresie zleceniobiorca nie ma jakiejkolwiek swobody. Podobnie jest z czasem wykonywania usług. Konieczność dokonywania takich ustaleń powoduje, że nie można mówić jednocześnie o swobodzie. W konsekwencji zleceniodawca będzie musiał prowadzić zarówno zestawienie przepracowanych godzin, jak i – a może przede wszystkim – wypłacać wynagrodzenie w taki sposób, aby realnie za każdą godzinę było nie mniej niż 13 zł. Jeżeli np. przez 5 godzin świadczenia usług zleceniobiorca dokonałby tylko jednej sprzedaży, ale otrzymałby za to co najmniej 65 zł, to na przestrzeni tych 5 godzin stawka minimalna byłaby zachowana. Przy tak określonym wynagrodzeniu nie trzeba, aby każda przepracowana godzina musiała dawać odrębną prowizję, a przy jej braku konieczna byłaby dopłata. Przy zastosowaniu rozliczeń miesięcznych wypracowane prowizje dzielone byłyby przez przepracowane godziny. Wynik opiewający na 13 zł lub więcej powodowałby, że byłaby zachowana stawka minimalna. Jeżeli jednak kwota byłaby niższa (np. wypracowane 1000 zł prowizji przy 100 przepracowanych godzinach), wówczas trzeba uzupełnić wynagrodzenie (w tym przypadku o 300 zł : 100 godzin x 13 zł). Zleceniobiorca biznesmenem - W jakich sytuacjach osoba prowadząca działalność gospodarczą będąca zleceniobiorcą będzie podlegać pod regulacje o stawce minimalnej? Przepisy dotyczące minimalnej stawki godzinowej stosować się będzie do umów zawartych z przyjmującymi zlecenie lub świadczącymi usługi, przez które to pojęcia należy rozumieć osoby fizyczne: - wykonujące działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce albo w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, niezatrudniające pracowników lub niezawierająca umów ze zleceniobiorcami albo - niewykonujące działalności gospodarczej – które przyjmują zlecenie lub świadczą usługi na podstawie umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 na rzecz przedsiębiorcy albo na rzecz innej jednostki organizacyjnej w ramach działalności prowadzonej przez te podmioty. Aby do przedsiębiorcy będącego zleceniobiorcą zastosować te regulacje, muszą być łącznie spełnione następujące warunki: - jest to osoba fizyczna, - ma zarejestrowaną działalność gospodarczą, - działalność gospodarcza jest zarejestrowana w Polsce lub w państwie, które nie jest członkiem UE lub EOG, - przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników ani nie zawiera umów ze zleceniobiorcami (aby nie podlegał pod te przepisy zatrudnienie pracowników lub zleceniobiorców musiałoby przypadać na okres związania umową, którą oceniamy według stosowania regulacji o stawce minimalnej), - umowa zlecenia, którą oceniamy w zakresie obowiązku stosowania przepisów o stawce minimalnej, jest zawarta ze zleceniodawcą będącym przedsiębiorcą lub inną jednostką organizacyjną niż przedsiębiorca (przepisy o stawce minimalnej nie obejmują umów, w których zleceniodawcami są osoby fizyczne zawierające umowę poza działalnością gospodarczą), - umowa nie została wyłączona spod stosowania tych przepisów w art. 8d ustawy. Godziny potwierdzi faktura - Czy potwierdzenie liczby przepracowanych godzin na zleceniu może polegać jedynie na wskazaniu ich na fakturze za zrealizowaną usługę? Od 1 stycznia 2017 r. w umowie zlecenia strony będą określać sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Gdy umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, ma potwierdzić zleceniobiorcy w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Jeżeli w umowie nie określono sposobu ewidencjonowania godzin albo gdy umowy nie zawarto na piśmie, elektronicznie i zleceniodawca nie potwierdzi ustaleń o dokumentowaniu przepracowanego czasu, zleceniobiorca przedkładać ma w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Ustawa w żaden sposób nie określa tego, jak ma wyglądać takie potwierdzenie. Dlatego dopuszczalne jest np.: - zestawienie tabelaryczne przepracowanych godzin w każdym dniu realizacji umowy potwierdzane każdorazowo przez zleceniodawcę i zleceniobiorcę, - lista obecności z podziałką dzienną, w której zleceniobiorca wskazuje godzinę rozpoczęcia i zakończenia świadczenia usług >patrz przykład, - oświadczenie zawierające samą liczbę godzin wykonywania usług składane po wykonaniu zlecenia. Nic też nie stoi na przeszkodzie, aby „wypracowane" godziny potwierdzał zapis na fakturze wystawianej przez zleceniobiorcę będącego przedsiębiorcą wskazujący na liczbę godzin świadczenia usług. Ważne jest to, że niezależnie od przyjętego sposobu potwierdzania przepracowanego czasu, należy odnosić się w nim do okresów nie dłuższych niż miesięczne. Przy umowach zawieranych na dłużej obowiązywać bowiem będzie dokonywanie płatności stawki minimalnej co najmniej raz w miesiącu. Do tego zaś potrzebna jest ewidencja przepracowanych godzin. Usługa nie w każdym miesiącu - Zawieramy półroczne albo roczne umowy zlecenia dotyczące konsultacji. Rozliczane są za każdą godzinę konsultacji (stawka znacznie przekracza minimalną godzinową). Jednak w niektórych miesiącach usługi nie są świadczone. W jaki sposób ująć to w rozliczeniu przepracowanych godzin i jak to odnieść do konieczności comiesięcznych wypłat wynagrodzenia? Strony mają ustalić w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania usług. Potwierdzenie to, w jakiejkolwiek formie jest prowadzone, dotyczy tylko faktycznych godzin przepracowanych przy zleceniu. Nie będzie to ewidencja czasu pracy zbliżona do tej obowiązującej u pracowników. W tym zestawieniu nie podaje się więc nieobecności z rozbiciem na ich przyczyny itp. Skoro jednak ustawa narzuca wymóg wypłaty wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu przy umowach zawartych na dłużej niż miesiąc, warto mieć dowody potwierdzające to, że w konkretnym miesiącu usługi nie były świadczone i dlatego nie wypłacono wynagrodzenia. To bowiem, zgodnie z postanowieniami umowy, odnosi się wprost do wypracowanych godzin. Może to być np. oświadczenie, w którym zleceniobiorca wskazuje, że w określonym miesiącu nie wykonywał żadnych usług wynikających ze zlecenia. Precyzyjnie określony czas - Często zawieramy umowy na wykonanie pewnych czynności w konkretnym dniu przez kilka godzin (liczbę godzin dokładnie wskazuje umowa). Czy przy takich umowach trzeba będzie wykazywać przepracowany czas? W tym przypadku wystarczy złożyć wraz z rachunkiem lub fakturą informację o przepracowanych godzinach. Nawet przy jej braku treść umowy jasno ogranicza ilość przepracowanego czasu – wypracowanie większej liczby godzin musiałoby być związane ze zmianą umowy. Teoretycznie w każdej umowie strony powinny określić sposób potwierdzania przepracowanych godzin. Jeżeli jednak tego nie zrobią, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedstawia w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Niezgodne z przepisami, zagrożone grzywną, jest wypłacanie wynagrodzenia niższego, niż wynika ze stawki minimalnej. Ewidencja przepracowanych godzin ma służyć przede wszystkim naliczeniu wynagrodzenia oraz celom dowodowym – pozwala wykazać, że kwota wypłacona np. za całość zrealizowanych usług w stosunku do liczby godzin jest wystarczająca. Skoro umowa wyraźnie określa liczbę godzin, w których zlecenie ma być wykonywane, to prawidłowa jego realizacja nastąpi wówczas, gdy usługi te będą świadczone właśnie przez ten czas (ani nie krócej ani nie dłużej). W tym przypadku nawet brak oświadczenia zleceniobiorcy o liczbie godzin nie może podważać dokonanego rozliczenia w zakresie przestrzegania nowych przepisów o najniższych zarobkach przy zleceniach. Płacić trzeba też za pół godziny - Stawka minimalna przy zleceniach odnosi się do pełnych godzin. W jaki sposób stosować zaokrąglenia przy np. 30 minutach wykonywania usług? Ustawa nie daje podstaw do stosowania jakichkolwiek zaokrągleń. Przy minimalnym wynagrodzeniu godzinowym powinny być wyliczane odpowiednie części stawki godzinowej. Od stycznia minimalna stawka wynosić będzie 13 zł i odnosi się do każdej godziny wykonywania usług. Ponieważ nie ma żadnych wskazówek dotyczących niepełnych godzin, należy przyjąć ich proporcjonalne rozliczanie. Z całą pewnością niepełnej godziny nie można pominąć. Przykładowo, przy ustaleniu w umowie wynagrodzenia w wysokości 13 zł za godzinę za przepracowane 1,5 godziny powinna zostać wypłacona kwota 19,50 zł. Stare umowy – nowe stawki - W umowie zlecenia zawartej do końca marca 2017 r. mamy postanowienie o stawce godzinowej w wysokości 11 zł. Czy jeżeli nie zmienimy umowy w przyszłym roku, nadal w rozliczeniach będzie obowiązywała ta stawka, skoro kontrakt zawarto w 2016 r.? Nie. Do umów zawartych obecnie, które po wejściu w życie przepisów o stawce minimalnej będą nadal obowiązywały, trzeba będzie stosować nowe przepisy. Za każdą godzinę wykonywania usług musi być wypłacane 13 zł, niezależnie od tego, czy postanowienia starej umowy zostaną zmienione, czy nie. W wielu umowach zawartych obecnie wynagrodzenie nie odpowiada stawce godzinowej, która zacznie działać od 2017 r. Przy tych umowach, które będą trwać po 31 grudnia 2016 r., potrzebna jest więc odpowiednia zmiana wysokości kwot. Można ją wprowadzić aneksem >patrz przykład pisma. Oznacza to konieczność wypłacania co najmniej stawki minimalnej za usługi wykonywane od stycznia 2017 r. Zgodnie z art. 8a ust. 2 ustawy w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r., gdy wysokość wynagrodzenia ustalonego w umowie nie zapewnia przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi otrzymania za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług wynagrodzenia w wysokości co najmniej minimalnej stawki godzinowej, przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi przysługuje wynagrodzenie w wysokości obliczonej z uwzględnieniem minimalnej stawki godzinowej. Według zaś art. 14 nowelizacji ustawy z 22 lipca 2016 r. do umów zlecenia i umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu zawartych przed wejściem w życie zmian i trwających w tym dniu, czyli 1 stycznia 2017 r., stosuje się nowe przepisy. Zleceniobiorca będzie więc mógł domagać się wypłaty stawki minimalnej, nawet jeżeli w umowie strony nie zmienią wysokości wynagrodzenia godzinowego. Inspekcja czuwa - Kto będzie zajmować się kontrolą prawidłowości wypłacania stawki minimalnej? Czy organ kontrolujący będzie mógł sprawdzić prawidłowość kwalifikowania umowy jako tej o dzieło? Uprawnienia kontrolne w tym zakresie będzie miała Państwowa Inspekcja Pracy. Kontrola dotyczy prawidłowości wypłacania wynagrodzenia przy umowach zlecenia w wysokości wynikającej ze stawki minimalnej. Obejmuje to także możliwość podważania kwalifikowania jako dzieło umowy, która ma cechy tej o świadczenie usług. Minimalna stawka godzinowa dotyczy umów zlecenia i o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu. Nie będzie odnosiła się natomiast do umów o dzieło. Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia (art. 627 W związku z nowelizacją ustawy zadania PIP zostały rozszerzone o kontrolę wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej. Właściwe organy PIP mogą skierować wystąpienie lub wydać polecenie w sprawie wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej. Przedsiębiorcy albo inne jednostki organizacyjne, na rzecz których w zakresie prowadzonej przez te podmioty działalności jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi, podlegają kontroli PIP w zakresie wypłacania takim osobom wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej. Inspektorzy PIP zostali uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli wypłaty wynagrodzenia zleceniobiorcom w minimalnej wysokości. Uprawnienia do kontroli wypłacania stawki minimalnej nie można sprowadzić tylko do analizy wykonywania obowiązków „wynagrodzeniowych" z umów, które zostały nazwane „umowami zlecenia". Obejmie to też analizę pod kątem prawidłowego zakwalifikowania zobowiązania jako umowy o dzieło. Tutaj oczywiście powstaje istotny problem z prawidłową kwalifikacją umowy. Bardzo często jest to związane z daleko idącymi wątpliwościami. Umowa o dzieło jest umową o „rezultat usługi", co jest podstawową cechą odróżniającą ją od umowy o pracę oraz od umowy zlecenia. Konieczne jest, aby działania przyjmującego zamówienie doprowadziły w przyszłości do konkretnego, indywidualnie oznaczonego rezultatu – w postaci materialnej bądź niematerialnej. Dzieło jest przy tym wytworem, który w momencie zawierania umowy nie istnieje, ale jest w niej z góry przewidziany i określony w sposób umożliwiający jego późniejszą weryfikację (w szczególności przy użyciu jednostek metrycznych, przez porównanie z istniejącym wzorem, z wykorzystaniem planów, rysunków lub też przez opis). Przedmiot umowy o dzieło można zatem określić w różny sposób, ale określenie to musi być na tyle precyzyjne, aby nie było wątpliwości, o jakie dzieło chodzi. Ponadto cechą konstytutywną dzieła jest samoistność rezultatu, przez co rozumie się jego niezależność od dalszego działania twórcy. Tak uznał Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 5 lutego 2016 r. (III AUa 1510/15).